Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 22.5.2018. Viimeisin muutos 1.11.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Tietokilta ry (TiK) Konemiehentie 2, 02150 Espoo

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sihteeri Joonas Sorvari,

sihteeri (at) tietokilta.fi

3. Rekisterin nimi

Tietokillan jäsenrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän laillinen vastuu yhdistyslain (503/1989) 11§ perusteella. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää killan jäsenten yhteystietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Täydellinen nimi
  • Kotipaikkakunta
  • AYY:n jäsenyys
  • Sähköpostiosoite
  • Jäsenluokka
  • Jäsenmaksutiedot

Rekisterissä ei säilytetä kiltaan kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan viimeistään kuukauden kuluessa mikäli jäsenyys puretaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Aalto-yliopiston ylioppilaskunnalta, kiltaan liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla sekä kirjallisesti jäsenhakemuksilla.

7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen käsittelijänä toimii Google G suite -palvelu. Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa Googlen G Suite -palvelussa. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Tietokillan hallituksen jäsenten toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus:

  • Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • Saada pääsy tietoihin
  • Oikaista tietoja
  • Poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
  • Rajoittaa tietojen käsittelyä
  • Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • Vastustaa tietojen käsittelyä
  • Olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Tietokillan jäseniä. Killasta eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.