Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 22.5.2018. Viimeisin muutos 1.11.2021.
1. Rekisterinpitäjä
Tietokilta ry (TiK) Konemiehentie 2, 02150 Espoo
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sihteeri Joonas Sorvari,
sihteeri (at) tietokilta.fi
3. Rekisterin nimi
Tietokillan tapahtumailmoittautumisrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumien järjestämiseen vaadittavat tiedot tapahtumiin ilmoittautuneista henkilöistä.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Killan jäsenyys
- Muun järjestävän tahon jäsenyys
- Puhelinnumero
- Erityisruokavalio ja muut ruokavaliotoiveet
- Vaihtuva tapahtumakohtainen lisätieto
Rekisterin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa tapahtuman jälkeen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan www-lomakkeilla.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille tahoille, jotka ovat vastuussa tapahtuman organisoinnista. Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Tietoja voidaan tulostaa tarvittaessa, esimerkiksi istumajärjestystä varten. Tulostettujen dokumenttien tietoturvallisesta tuhoamisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tiedot pääsääntöisesti eivät ole luettavissa muiden kuin Tietokillan hallituksen jäsenten, tapahtumien järjestäjien toimesta ja joissain tapauksissa tapahtumaan osallistuville.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
10. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään tietoja vain niin kauan kuin tarpeellista. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan noin kuukausi tapahtuman jälkeen. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kuukauden kuluessa niiden henkilöiden osalta joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen.
