Representation and Excursion Guideline

Approved at the Extraordinary Guild Meeting of Tietokilta ry on 17.12.2024.

These Guidelines apply to the board of Tietokilta ry and to all persons who participate in or organize an event referred to in §3 or §4, where Tietokilta ry has acted as one of the organizing parties.

Hereafter, the Guild refers to Tietokilta ry, and the board refers to the board of the Guild.

The Guild organizes various excursions to company premises, events, other locations in Finland, and abroad. The following types of events in which the Guild has acted as one of the organizing parties are considered excursions:

1. Short excursion: A visit to a location or event within the Helsinki metropolitan area, excluding visits to premises owned or managed by Aalto University, the Aalto University Student Union, or the Guild.
2. Company excursion: A visit jointly organized by the Guild and a company, to the company’s premises, a restaurant, or another mutually agreed venue.
3. Domestic excursion: A visit to another city in Finland, typically as a guest of another student association. A domestic excursion may also include separate company excursions.
4. Foreign excursion: A visit outside Finland, possibly as a guest of a company or another student association. A foreign excursion may also include separate company excursions.

Hereafter, excursion refers collectively to the events defined in points a–d.

A representation trip is when Guild members represent the Guild, for example at another association’s annual celebration or at an event organized by another party to which the Guild has been invited.

For a representation trip to events other than those of AYY’s (Aalto University Student Union’s) student associations, the representatives must appoint a responsible person who ensures the smooth running of the trip and whose contact details are available to participants.

All Guild members without a valid excursion ban and with no unpaid excursion-related fees are entitled to participate.

The board or the event organizer may decide whether a non-member is entitled to participate, either as a participant, co-organizer, or partner.

Only Guild members specifically appointed by the board may participate in representation trips. Invitations are allocated by board decision to members without a valid excursion ban.

Each excursion must have a responsible organizer whose name and contact details are clearly indicated in the event description or registration form.

The responsible organizer must, if appropriate, apply for permission to wear the teekkari cap in connection with the excursion.

Excursions are funded by Guild funds, participation fees, and sponsorship. For a paid excursion, the maximum price and the minimum number of participants required for the excursion to take place must be announced at registration. The maximum price must not be unreasonable in relation to the estimated costs.

If the price exceeds the maximum before the excursion begins, participants have the right to cancel their registration even after the registration period has ended. If the price exceeds the maximum after the excursion has begun, participants are not obliged to pay the difference between the maximum and the actual cost.

The organizer may set quotas based on year of study or other criteria for excursions referred to in §3 a–d.

3 § a)-d) kohtien mukaisille excursioille voi järjestäjä määrätä myös muun kuin vuosikurssin perusteella määräytyvät kiintiöt halutessaan.

Excursions with only online registration cannot be queued for.

Excursions with physical registration may be queued. If someone wishes to start queuing, they must announce it in writing on the Guild’s notice board and official communication channels. The first in line maintains the list according to quotas.

Presence in the queue is verified by roll call, which may be conducted by any person in the queue, but not more often than every 15 minutes. The person first in line is responsible for its accuracy. Anyone absent for two consecutive roll calls is removed from the queue. A stand-in may be appointed if someone is unable to queue personally. Each person may queue for only one place.

The default location for queuing is the Guild room. The queue may be moved to another freely accessible location by decision of the board, the organizer, or the queue itself. The board must be informed immediately. Two board members may prohibit such relocation in writing.

The board may decide on exceptions to §10. In urgent cases, the organizer, chair, or vice chair of the board, together with another board member, may also decide.

The responsible person of an excursion is entitled to participate without queuing.

The board may decide on the right of other persons to participate without queuing.

Participants may register only while registration is open. Information must be published on the Guild’s official communication channels at least five days before registration opens.

A member may register themselves or another person with their permission. Registering another person without permission may result in an excursion penalty.

Representation trips may have quotas set by the host. If not, the board may set quotas. Registration practices for representation trips are decided by the board.

Registration becomes binding once the registration period closes. The organizer may permit cancellation after this time.

The organizer may introduce a stepwise system of bindingness, provided it is announced during registration.

Registrations exceeding the quota become waiting list entries once registration closes. Being on the waiting list is not binding, but a place becomes binding if accepted when another participant cancels.

During the registration period, cancellation may be made by removing the registration or notifying the organizer.

After the registration period, anyone unable to attend must inform the organizer immediately. The participant must still pay the full fee. With the organizer’s permission, a substitute may be arranged, in which case payment responsibility transfers to the substitute.

Each participant is responsible for their own conduct.

Every participant represents the Guild and the student community. Anyone who damages or soils the venue, vehicle, or accommodation, behaves violently, or causes unreasonable disturbance may be subject to an excursion penalty. Damages must be compensated by the individual. The Guild’s Ethical Guidelines may also apply.

If permission has been granted to wear the polytechnic cap, participants must pay special attention to representativeness while wearing it.

Excursion järjestäjä voi määrätä yksittäisen excursion luonteen mukaan erityisiä sääntöjä, joista hänen tulee ennen excursion alkua tiedottaa osallistujille. Nämä säännöt eivät saa olla ristiriidassa killan sääntöjen, tämän ohjesäännön, Suomen lainsäädännön, tai ulkomailla paikallisen lainsäädännön kanssa. 

Järjestäjän määräämä sääntö, joka on ristiriidassa edellä mainittujen kanssa, katsotaan pätemättömäksi.

Edustusmatkoilla killan edustajilta odotetaan edustavaa ja nuhteetonta käytöstä. Hallituksen katsoessa killan edustajan käyttäytyneen edustusmatkalla epäsoveliaasti aiheuttaen killalle mainehaittaa sovelletaan 20 §:ssä määrättyjä rangaistuksia tavanomaista ankarammin. 

Henkilö, jolla on voimassa oleva excursiokielto, ei voi edustaa kiltaa tapahtumissa, joihin yritys, yhteisö tai yhdistys on kutsunut killan. Henkilö, jolla on voimassa oleva excursiovaroitus, voi edustaa kiltaa tällaisessa tapahtumassa vain hallituksen päätöksellä.

Hallitus voi päätöksellä kieltää ­henkilöä edustamasta kiltaa edustusmatkalla myös muista kuin edellä mainituista syistä.

Tämän ohjesäännön rikkomisesta voi excursion järjestäjä, hallituksen jäsen tai edustusmatkalla mukana ollut ­henkilö tehdä kirjallisen excursiorangaistushakemuksen, joka tulee toimittaa killan hallitukselle kahden viikon kuluessa excursion päättymisestä. Myöhästyneet hakemukset käsitellään hallituksen harkinnan mukaan. Hallituksen tulee käsitellä hakemus 30 päivän sisällä sen vastaanottamisesta.

Excursiorangaistuksia ovat excursiovaroitus ja excursiokielto.

Excursiorangaistuksista päättää hallitus. 

Päätös määrätystä excursiorangaistuksesta tulee toimittaa rangaistulle kirjallisena viimeistään 14 vuorokauden kuluessa päätöksestä.

Excursiorangaistushakemuksen yhteydessä on asianosaisilla oikeus tulla kuulluiksi. Excursiorangaistushakemuksen käsittely on ehdottomasti luottamuksellista.

Hallitus voi määrätä excursiovaroituksen tätä ohjesääntöä rikkoneelle ­henkilölle. Excursiovaroitus on voimassa 1-12 kuukautta. Henkilön, jolle hallitus määrää excursiovaroituksen voimassaoloaikana toisen excursiovaroituksen, katsotaan saaneen excursiokiellon, jonka kesto on jäljemmin annetun excursiovaroituksen mittainen.

Hallitus voi määrätä excursiokiellon ­henkilölle, joka on tätä ohjesääntöä rikkoessa aiheuttanut killalle tai muulle taholle merkittävää haittaa tai vahinkoa. Excursiokielto voidaan määrätä vähintään 2 kuukaudeksi, mutta kuitenkin enintään 12 kuukaudeksi.

Excursiokielto voidaan määrätä koskemaan vain osaa 3§ a)-d) kohtien mukaisista excursioista.

Hallitus voi kumota jo annetun excursiorangaistuksen.

Ohjesäännön noudattamista valvoo ensisijaisesti excursion järjestäjä tai vastuu­henkilö ja toissijaisesti hallitus. Excursiorangaistushakemuksen voivat tehdä 20 §:ssa määrätyt ­henkilöt.

Excursiorangaistuksista voi valittaa killan kokoukselle killan sääntöjen määräämällä tavalla. Killan kokous voi muuttaa hallituksen päätöstä. Jos rangaistuksesta äänestettäessä menevät annetut äänet tasan, päätökseksi tulee lievempi vaihtoehto.

Niistä asioista, joista ohjesäännössä ei ole erikseen määrätty, päättää hallitus.

Ohjesäännön muuttamisesta päättää killan kokous.