Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 22.5.2018. Viimeisin muutos 28.1.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Tietokilta ry (TiK)
Konemiehentie 2, 02150 Espoo
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sihteeri Sami Porio
3. Rekisterin nimi
Tietokillan jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän laillinen vastuu yhdistyslain (503/1989) 11§ perusteella. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito sekä yhteydenpidon mahdollistaminen killan jäseniin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
- Täydellinen nimi
- Kotipaikkakunta
- AYY:n jäsenyys
- Sähköpostiosoite
- Jäsenluokka
- Jäsenyyden tila
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Aalto-yliopiston ylioppilaskunnalta, kiltaan liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www-lomakkeilla, kirjallisesti jäsenhakemuksilla tai Kide.appin kautta.
7. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen käsittelijänä toimii Google Workspace -palvelu sekä Treanglo Oy (Kide.app). Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan käsitellä Googlen ja Treanglo Oy:n toimesta kolmansissa maissa EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tilanteissa huolehditaan asianmukaisesta tietosuojan tasosta esimerkiksi komission vakiolausekkeilla ja muilla vastaavilla järjestelyillä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa Googlen Workspace -palvelussa ja Treanglo Oy:n Kide.app-palvelussa. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Tietokillan hallituksen jäsenten toimesta. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus:
- Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- Saada tutustua tietoihin
- Oikaista tietoja
- Poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- Rajoittaa tietojen käsittelyä
- Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Vastustaa tietojen käsittelyä
- Olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Tietokillan jäseniä. Killasta eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa, viimeistään kuukauden päästä eroamis- tai erottamispäätöksestä.