Edustus- ja excursio-ohjesääntö

Tietokillan kiltakokous on  17.12.2024 hyväksynyt tämän edustus- ja excursio-ohjesäännön.

Tämä ohjesääntö koskee Tietokilta ry:n hallitusta ja kaikkia ­henkilöitä, jotka osallistuvat tai ovat järjestämässä 3§ tai 4§ mukaista tapahtumaa, jonka järjestämisessä Tietokilta ry on toiminut yhtenä osapuolena.

Tästä edespäin killalla tarkoitetaan Tietokilta ry:tä ja hallituksella tarkoitetaan killan hallitusta

Kilta järjestää erilaisia excursioita yritysten tiloihin, erilaisiin tapahtumiin, muualle kotimaahan sekä ulkomaille. Seuraavanlaiset tapahtumat joissa kilta on toiminut yhtenä osapuolena ovat excursioita:

1. Lyhyt excursio: Lyhyt excursio on vierailu, johonkin paikkaan tai tapahtumaan pääkaupunkiseudulla poislukien vierailut Aalto-yliopiston, Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan tai killan omistamiin ja hallinnoimiin tiloihin. 
2. Yritysexcursio: Yritysexcursio on killan ja yrityksen yhdessä järjestämä vierailu, yrityksen tiloihin, ravintolaan, tai muuhun yrityksen ja killan yhdessä sopimaan paikkaan.
3. Kotimaan excursio: Kotimaan excursiolla vieraillaan jollakin toisella paikkakunnalla, tyypillisesti jonkin toisen opiskelijajärjestön vieraana. Kotimaan excursioon voi kuulua myös erillisiä yritysexcursioita.
4. Ulkomaan excursio: Ulkomaan excursiolla vieraillaan Suomen valtion rajojen ulkopuolella, mahdollisesti jonkin yrityksen tai toisen opiskelijajärjestön vieraana. Ulkomaan excursioon voi kuulua myös erillisiä yritysexcursioita.

Tästä edespäin excursiolla tarkoitetaan yleisesti kohtien a)-d) mukaisia tapahtumia.

Edustusmatkalla killan jäsenet lähtevät edustamaan kiltaa esimerkiksi toisen järjestön vuosijuhlille tai jonkun muun tahon kuin killan järjestämään tapahtumaan, johon killasta on kutsuttu edustajia.

Edustusmatkalle, joka kohdistuu muihin kuin Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan ainejärjestöjen tapahtumiin, on edustajien nimettävä vastuu­henkilö, joka vastaa matkan sujuvuudesta ja jonka yhteystiedot ovat osallistujien saatavilla.

Excursioille ovat oikeutettuja osallistumaan kaikki killan jäsenet, joilla ei ole voimassaolevaa excursiokieltoa ja joilla ei ole aiempia excursioon liittyviä maksuja maksamatta.

Hallitus tai tapahtuman järjestäjä voi päättää muun ­henkilön kuin killan jäsenen oikeudesta osallistua excursiolle, joko osallistujana, järjestävänä tahona tai muuna yhteistyökumppanina.

Edustusmatkoille ovat oikeutettuja osallistumaan hallituksen erikseen nimeämät killan jäsenet. Kutsuvieraspaikat jaetaan hallituksen päätöksellä ­henkilöille, joilla ei ole voimassaolevaa excursiokieltoa.

Jokaisella excursiolla on oltava yksi vastuujärjestäjä, jonka nimen ja yhteystietojen on oltava selkeästi ilmoitettu tapahtumakuvaukseen tai ilmoittautumislomakkeen yhteydessä.

Excursion vastuujärjestäjän tulee tarvittaessa hakea polyteekkarilakinkäyttölupaa sen sopiessa excursion luonteeseen.

Excursiot rahoitetaan killan varoista, osallistumismaksuista ja sponsorivaroin. Maksullisen excursion ilmoittautumisen yhteydessä on ilmoitettava excursion maksimihinta sekä osallistujien vähimmäismäärä, jonka ylittyessä excursio järjestetään. Excursion maksimihinta ei saa olla matkan ennustettuihin kuluihin nähden kohtuuton.

Excursion hinnan noustessa yli maksimihinnan ennen excursion alkamista on ilmoittautuneilla oikeus perua ilmoittautuminen myös ilmoittautumisen päättymisen jälkeen. Mikäli excursion hinta nousee yli maksimihinnan excursion alkamisen jälkeen, on osallistujilla oikeus jättää maksimihinnan ja toteutuneen hinnan välinen erotus maksamatta.

Järjestäjä voi halutessaan määrätä vuosikurssikiintiön 3 § a)-d) kohtien mukaisille excursioille. 

3 § a)-d) kohtien mukaisille excursioille voi järjestäjä määrätä myös muun kuin vuosikurssin perusteella määräytyvät kiintiöt halutessaan.

Excursiolle, jonka ilmoittautuminen on vain verkossa, ei voi jonottaa.

Excursiolle, jolle on fyysinen ilmoittautuminen, voi jonottaa. Mikäli joku excursiolle mukaan haluava aloittaa jonotuksen, tulee hänen ilmoittaa jonotuksen alkamisesta kirjallisesti killan ilmoitustaululla ja killan virallisilla tiedotuskanavilla. Jonossa kulloinkin ensimmäisenä oleva pitää yllä kyseisen excursion vuosikurssikiintiöiden mukaista jonotuslistaa.

Jonossa pysymistä kontrolloidaan nimenhuudolla, jonka voi pitää kuka tahansa jonossa oleva, kuitenkin aikaisintaan 15 minuutin kuluttua edellisestä nimenhuudosta. Nimenhuudon oikeellisuudesta ja sujuvuudesta vastaa kulloinkin ensimmäisellä sijalla jonossa paikalla oleva. Mikäli joku jonottajista ei ole paikalla kahdessa perättäisessä nimenhuudossa, hänet poistetaan jonosta. Mikäli on itse estynyt jonottamasta, voi jonoon hankkia itselleen sijaisen. Kukin jonossa oleva voi kuitenkin jonottaa vain yhtä paikkaa kerrallaan.

Jonotus tapahtuu oletusarvoisesti kiltahuoneella. Jonon voi siirtää hallituksen, tapahtuman järjestäjän tai jonon päätöksellä muuhun tilaan, jonne on vapaa pääsy kaikille excursiolle oikeutetulle. Jonon päätöksestä on ilmoitettava välittömästi killan hallitukselle. Kaksi hallituksen jäsentä voi tarvittaessa kieltää kirjallisesti jonon siirtämisen jonon päätöksellä.

10 §:stä voidaan poiketa hallituksen päätöksellä. Kiireellisissä tapauksissa päätöksen voi kuitenkin tehdä excursion järjestäjä tai hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, kukin yhdessä toisen hallituksen jäsenen kanssa. 

Excursion vastuu­henkilöllä on oikeus osallistua excursiolle jonottamatta.

Hallitus voi päättää muiden kuin excursion vastuu­henkilön oikeudesta osallistua excursiolle jonottamatta.

Excursiolle voi ilmoittautua ilmoittautumisen ollessa avoinna. Excursiosta tulee tiedottaa killan virallisilla tiedotuskanavilla vähintään 5 vuorokautta ennen ilmoittautumisen aukeamista.

Excursiolle voi ilmoittaa itsensä tai toisen ­henkilön tämän luvalla. Toisen ­henkilön luvatta excursiolle ilmoittaneelle voidaan määrätä excursiorangaistus. 

Edustusmatkalla voi olla kutsuvan osapuolen puolesta määrättyjä kiintiöitä, joita tulee noudattaa. Mikäli kiintiöitä ei ole kutsuvan osapuolen toimesta määrätty, voi hallitus halutessaan määrätä kiintiöitä edustusmatkalle.

Edustusmatkojen ilmoittautumiskäytännöistä päättää hallitus.

Excursiolle ilmoittautuminen on sitova ilmoittautumisajan sulkeuduttua. Excursion järjestäjä voi sallia ilmoittautumisen perumisen ilmoittautumisajan päätyttyä.

Ilmoittautumisen sitovuus voi astua voimaan järjestäjän päätöksellä portaittain. Tällöin ilmoittautumisen yhteydessä on tiedotettava ilmoittautumisen sitovuuteen sovellettavasta käytännöstä.

Excursion kiintiön ylittävät ilmoittautumiset ovat varasijalla ilmoittautumisajan sulkeuduttua. Varasijoilla olijoiden ilmoittautuminen ei ole sitovaa, mutta he voivat toisen ­henkilön peruessa ilmoittautumisensa ottaa vastaan hänen paikkansa excursiolla, jolloin ilmoittautuminen muuttuu sitovaksi. 

Ilmoittautumisen voi perua ilmoittautumisajan ollessa käynnissä, joko poistamalla ilmoittautumisensa tai ilmoittamalla asiasta excursion järjestäjälle.

Mikäli ilmoittautumisen sulkeuduttua ­henkilö ei pääsekään excursiolle, on siitä ilmoitettava välittömästi excursion järjestäjälle. Henkilön on kuitenkin maksettava excursiomaksu kokonaisuudessaan. Excursion järjestäjän salliessa voi hän hankkia itselleen korvaajan, jolloin maksuvelvollisuus siirtyy korvaajalle. 

Jokainen excursiolle osallistuva on itse vastuussa omasta käytöksestään.

Jokainen excursiolle osallistuva edustaa kiltaa ja koko teekkarikuntaa. Henkilölle, joka excursiolla ollessaan likaa tai tuhoaa excursiokohdetta, kulkuvälinettä tai majapaikkaa, käyttäytyy väkivaltaisesti tai muuten tuottaa kohtuutonta häiriötä tai haittaa, voidaan määrätä excursiorangaistus. Excursiolla aiheuttamansa vahingot korvaa asianomainen itse. Lisäksi sovelletaan tarvittaessa killan eettistä ohjesääntöä.

Mikäli excursiolle on myönnetty polyteekkarilakin käyttölupa, tulee käytöksen edustavuuteen kiinnittää lakin käyttöaikana ehdottoman tarkkaa huomiota.

Excursion järjestäjä voi määrätä yksittäisen excursion luonteen mukaan erityisiä sääntöjä, joista hänen tulee ennen excursion alkua tiedottaa osallistujille. Nämä säännöt eivät saa olla ristiriidassa killan sääntöjen, tämän ohjesäännön, Suomen lainsäädännön, tai ulkomailla paikallisen lainsäädännön kanssa. 

Järjestäjän määräämä sääntö, joka on ristiriidassa edellä mainittujen kanssa, katsotaan pätemättömäksi.

Edustusmatkoilla killan edustajilta odotetaan edustavaa ja nuhteetonta käytöstä. Hallituksen katsoessa killan edustajan käyttäytyneen edustusmatkalla epäsoveliaasti aiheuttaen killalle mainehaittaa sovelletaan 20 §:ssä määrättyjä rangaistuksia tavanomaista ankarammin. 

Henkilö, jolla on voimassa oleva excursiokielto, ei voi edustaa kiltaa tapahtumissa, joihin yritys, yhteisö tai yhdistys on kutsunut killan. Henkilö, jolla on voimassa oleva excursiovaroitus, voi edustaa kiltaa tällaisessa tapahtumassa vain hallituksen päätöksellä.

Hallitus voi päätöksellä kieltää ­henkilöä edustamasta kiltaa edustusmatkalla myös muista kuin edellä mainituista syistä.

Tämän ohjesäännön rikkomisesta voi excursion järjestäjä, hallituksen jäsen tai edustusmatkalla mukana ollut ­henkilö tehdä kirjallisen excursiorangaistushakemuksen, joka tulee toimittaa killan hallitukselle kahden viikon kuluessa excursion päättymisestä. Myöhästyneet hakemukset käsitellään hallituksen harkinnan mukaan. Hallituksen tulee käsitellä hakemus 30 päivän sisällä sen vastaanottamisesta.

Excursiorangaistuksia ovat excursiovaroitus ja excursiokielto.

Excursiorangaistuksista päättää hallitus. 

Päätös määrätystä excursiorangaistuksesta tulee toimittaa rangaistulle kirjallisena viimeistään 14 vuorokauden kuluessa päätöksestä.

Excursiorangaistushakemuksen yhteydessä on asianosaisilla oikeus tulla kuulluiksi. Excursiorangaistushakemuksen käsittely on ehdottomasti luottamuksellista.

Hallitus voi määrätä excursiovaroituksen tätä ohjesääntöä rikkoneelle ­henkilölle. Excursiovaroitus on voimassa 1-12 kuukautta. Henkilön, jolle hallitus määrää excursiovaroituksen voimassaoloaikana toisen excursiovaroituksen, katsotaan saaneen excursiokiellon, jonka kesto on jäljemmin annetun excursiovaroituksen mittainen.

Hallitus voi määrätä excursiokiellon ­henkilölle, joka on tätä ohjesääntöä rikkoessa aiheuttanut killalle tai muulle taholle merkittävää haittaa tai vahinkoa. Excursiokielto voidaan määrätä vähintään 2 kuukaudeksi, mutta kuitenkin enintään 12 kuukaudeksi.

Excursiokielto voidaan määrätä koskemaan vain osaa 3§ a)-d) kohtien mukaisista excursioista.

Hallitus voi kumota jo annetun excursiorangaistuksen.

Ohjesäännön noudattamista valvoo ensisijaisesti excursion järjestäjä tai vastuu­henkilö ja toissijaisesti hallitus. Excursiorangaistushakemuksen voivat tehdä 20 §:ssa määrätyt ­henkilöt.

Excursiorangaistuksista voi valittaa killan kokoukselle killan sääntöjen määräämällä tavalla. Killan kokous voi muuttaa hallituksen päätöstä. Jos rangaistuksesta äänestettäessä menevät annetut äänet tasan, päätökseksi tulee lievempi vaihtoehto.

Niistä asioista, joista ohjesäännössä ei ole erikseen määrätty, päättää hallitus.

Ohjesäännön muuttamisesta päättää killan kokous.